國內組團計調操作流程

一、接聽咨詢電話

   獨立成團通常會委派專門人員跟旅行社洽談旅游事宜，簽訂旅游合同。

   國內組團計調在接旅游洽談專員咨詢電話時一定要做好電話記錄，問清客人的基本情況和要求。如出團時間、往返大交通、住宿標準、人數(shù)、主要旅游景點、是否需要全陪、特殊要求。

 （二）接聽散拼團游客的咨詢電話

 

   拼團全稱散客拼起來的旅游團隊。旅游團隊中的團員相互拼湊，而奔著同一個旅游目的地所共同收取的十人以上（含十人）的團隊。

   散客拼團是一種常規(guī)的、經濟的旅游方式，是獨立成團團隊之外的另一種常見團隊，也是目前大多數(shù)團隊旅游者所采用的旅行方式。

二、確定線路和價格

   如果是獨立成團，專線組團社就必須根據(jù)客人的要求來重新策劃旅游產品。

   計調在設計旅游產品時，一定要根據(jù)客人的要求進行設計，經常與客人溝通，設計出客人滿意的旅游產品。經過雙方多次修改，最后設計出客人滿意的旅游產品。

   散拼團

 

   散客拼團客人所購買的旅游產品是包含了固定時間、固定地點、固定旅游期限、固定旅游內容、固定旅游價格、固定服務標準的一種旅行社產品。

   專線組團社在對客源市場調查之后，針對社會需求，就特定的旅游目的地，集中精力開發(fā)設計特定的散拼旅游產品。

   相對于其他旅行社來講，專線組團社開發(fā)設計的散拼旅游產品具有明顯的服務與價格優(yōu)勢，這種產品主要針對同業(yè)旅行社進行銷售。

   獨立成團

   獨立成團團隊的報價比較復雜，需要重新詢價計價和報價。

   一旦有獨立成團團隊咨詢價格時，就需要組團社向各個接待單位詢價，根據(jù)各個接待單位的報價進行成本核算，然后向游客作出合理報價。

   散拼團團隊的價格是由組團社事先就確定了價格的，直接向游客報價就可以了。不需要重新詢價計價和報價。

三、簽合同，收團費

   1、組團社與客人簽訂正式旅游合同。簽訂合同之后，收齊團費。

   2、組團社與異地接待社簽訂國內旅游團隊合作合同. 當組團社跟客人簽訂旅游合同后，要在第一時間內跟異地接待社簽訂最終的合作合同，并要求異地接待社根據(jù)最終的行程和合同要求，充分做好所有接待事宜的準備工作。

 （二）散拼團合同的簽訂

 

   1.專線組團社或同業(yè)旅行社與散客簽訂旅游合同。當人數(shù)達到十人或者十人以上時，就可以拼成團隊。

   2.同業(yè)收客旅行社與專線組團社簽訂旅游合作協(xié)議. 當同業(yè)旅行社與客人簽訂旅游合同以后，就客人旅游活動的接待事宜委托給專線組團社，由專線組團社計調部選擇旅游目的地的異地接待社。

   3.專業(yè)組團社跟異地接待社簽訂旅游合同。

四、確定團名和團號

   國內組團社旅游團的名稱，一般采用“地區(qū)（省或城市）＋組團旅行社（簡稱）＋  線路名稱”組成，用中文表示。

   如北京東大旅行社組織了一個到福建武夷山4日游的旅游團，則命名為“北京東大福建武夷山4日游團”。

   1.全球旅游區(qū)域的劃分

 （1）國內區(qū)城.  以中國大區(qū)為依據(jù)，可劃分為六大區(qū)，其代碼以航空公司的三位數(shù)為基數(shù)，即大區(qū)的兩位拼音代碼，加上一個主要游覽城市的首位拼音大寫，如北京（HBB)。

 

   西南大區(qū)（XN)：云南，貴州，四川，重慶，西藏自治區(qū)。

 （2）境外華僑區(qū)域。境外華僑區(qū)域可分為八個區(qū)域：①東南亞；②東亞；③西亞；④歐洲；⑤非洲；⑥美加；⑦拉美；⑧澳新。

 （3）港澳臺區(qū)域.代碼主要以城市名為主，參閱航空代碼，如香港（HKG) 。

 （4）國際區(qū)域.國際區(qū)域可分為九個區(qū)域：①東南亞；②東亞；③西亞；④北歐；⑤西歐；⑥南北非；⑦美加；⑧拉美；⑨澳新。

 （1）火車代碼在規(guī)范團號中的應用。鐵路硬臥用字母“W”表示，是“臥”字的漢語拼音首字母的縮寫；軟臥用字母“RW”表示，是“軟臥”漢語拼音首字母的縮寫；硬座用字母“Z”表示，是“座”字的漢語拼音首字母的縮寫；“軟座”用字母“RZ”表示，是“軟座”漢語拼音首字母的縮寫。

 （2）汽車代碼在規(guī)范團號中的應用.旅游用汽車以座位數(shù)來安排游客，而在規(guī)范團號的書寫中，是以噸位來編制團號的，符號為“T"。例如從北京參加周邊短線汽車團1日游，乘空調旅游車往返，在團號中交通代碼的設定為“2T" 。

  （3）飛機代碼在規(guī)范團號中的應用.飛機用字母“F"指代。例如，往返全程飛機，叫“雙飛”，則用“2F"表示；去程是火車臥鋪回來乘飛機，叫“單飛單臥”，則用“FM”表示。

   3.運用三字代碼設定標準團號

 

   舉例1：一個中國區(qū)域團“北京雙飛五天游”，出團日期為8月20日，出團數(shù)為第一個，合成規(guī)范團號為：HBB05——2F0820A。

   舉例2：香港雙飛五日游，出團日期為12月26日，出團數(shù)為第五個團，合成規(guī)范團號為：HKG05-2F1226E。

   舉例3：新馬泰雙飛七日游，出團日期為2月14日，出團數(shù)為第二個團，首先將新加坡（SIN)、馬來西亞（KUL)、泰國（BKK）三個國家的航空代碼的首字母組成一個簡約代碼，合成規(guī)范團號為：SKB07-2F0214B。

   4.人數(shù)在規(guī)范團號中的表示

 

   24個成人、3個兒童（其中1個是不滿2周歲的嬰兒），此外旅行社還派了一個全陪，應該如何書寫呢？  標準規(guī)范的人數(shù)寫法應該如何表示呢？

   成人有多少人，就用相應的阿拉伯數(shù)字表示，1人就是“1”，10人是“10"；

   兒童寫作1/2，如3個兒童寫作“3/2"；

   嬰兒在旅游費用的核算中通常是不產生費用的，故用1/0表示，也可寫作1/10。

   24個成人、3個兒童（其中1個是不滿2周歲的嬰兒）、1個全陪正確規(guī)范的表示方式為：24+2/2+1/10+1。

五、預報出團計劃

   首先是向各異地接待社以傳真、電話、網(wǎng)絡等形式預報計劃，具體內容包括：團號、人數(shù)、行程、到達日期、離開日期、食宿要求（宗教信仰、過敏食物）等，特別應標明抵離的交通工具、車次、航班等相關內容，并請接團社確認行程及價格。

   組團社在發(fā)出初步計劃之后，一般會要求國內接團社盡快給予書面答復，主要是接團社對各項內容逐一進行確認，同時落實具體情況。

六、編制概算

   編制概算，報財務審核，總經理簽字后開始作業(yè)；憑《概算單》、《組團合同》、地接社《確認》件、正式計劃—《團隊接待通知書》填寫《借款單》，經部門經理簽字，報財務審核，總經理簽字后領取借款。

七、落實交通票據(jù)

   飛機團首先將客人的身份證號碼與航空公司傳真的機票訂單逐一進行數(shù)字核對，查看名單是否正確，將核對好的訂單附在機票委托預訂單上，傳真給航空公司通知出票，確認好當日出票金額，向財務提交。機票出好后應仔細核對機票內容，并留機票復印件備存，同時應及時將機票發(fā)票交還給財務部。

   火車團應注意核對發(fā)車時間、車次、鋪位、張數(shù)，并留復印件備存交財務部。

八、接待社書面確認

   國內組團計調督促接待社在最短的時間內（8—24小時）書面確認。確認重點為：機（車、船）票、用房、用車、結算等。

九、發(fā)出正式計劃

   組團社應在團隊到達第一站前給異地接待社發(fā)出完整、詳細的正式計劃。

   ④旅游團委托協(xié)議書等。 

   正式計劃以正式文件打印并蓋公章，每個旅游目的地旅行社需發(fā)出兩份以上。一般在收到后給予回復，確認計劃無誤。

十、等待異地接待社回傳

   等待異地接待社回傳確認出團事項，落實好團隊的所有細節(jié)。

十一、審核確認操作，核對每項細節(jié)

   團隊操作落實的同時要將【國內組團社旅游產品操作預審單】交由OP主管、部門經理審核，此單對團隊的成本與毛利、是否存在風險性做出預算，是發(fā)團前確保團隊盈利與順利的一個有效機制。

   需要對每項工作細節(jié)進行核對，如返程火車票是否需要在本地出票，有無回民、殘疾人、軍人等特殊游客，團隊中如有團員在外旅游期間過生日應告知全陪或地接酌情安排慶祝等。如有公務活動的安排，應在出團前確認好接待時間地點等事項。

十二、辦理旅游人身意外保險

   團隊出發(fā)前要給團隊中選擇意外保險的客人上意外保險，并在出團前得到保險公司的回執(zhí)確認。如果購買了交通工具意外險，還需要確認。

十三、發(fā)出團通知書

   國內組團計調發(fā)游客出團通知書和同業(yè)委托接待游客出團通知書，把出游前需要準備的資料、出游中的注意事項向游客逐項交代清楚。

十四、與全陪導游交接團隊

   計調根據(jù)不同團隊的要求選派不同的全陪，確定團隊接待重點及服務方向，交代接待計劃，發(fā)放全陪出團通知書。

十五、發(fā)團、監(jiān)督、送團

 （一）發(fā)團

 

   發(fā)團，指組團社把通過各種招徠手段形成的旅游團隊，委托給選定的接團社，并由其負責完成合同中規(guī)定的游客應該享受的權利和旅行游覽活動的過程。組團社將旅游團委托給旅游目的地接團社后，由接團社根據(jù)合同規(guī)定安排該旅游團在旅游目的地的一切旅游活動，而發(fā)團社通過對接團社的監(jiān)督，督促對方完成旅游合同。

 （二）監(jiān)督團隊運行情況

 

   出團后應至少2次通過電話向全陪或異地接待社詢問團隊進行狀況，出現(xiàn)問題盡可能及時在當?shù)赜枰越鉀Q。

 

   3、監(jiān)督游客的游覽情況

   在團隊順利結束異地行程返回本地后，組團國內組團計調與全陪一起搞好送團工作。主動征求客人的意見，讓游客高高興興地結束整個旅游行程。

十六、后續(xù)工作

   團隊返回后，全陪應在3日內前往公司報賬，提交全陪導游報賬單、全陪導游日志、游客意見反饋單、旅游車評核表、發(fā)票、團隊合影照片。

   與異地接待社確認好最終賬單后，核算最終團隊成本，回團一周內與財務部結團。與異地接待社溝通反映接待反饋情況，并通知團款支付時間。

   1.建立團隊檔案。團隊結束之后，要整理該團的原始資料，每月底將該月團隊資料登記存檔，以備查詢。這些資料保存期為兩年以上。

   2.總結工作。 全陪對整個帶團工作進行總結，檢查全陪的帶團日志；處理表揚與投訴。

   根據(jù)線路產品的銷售情況，及成團后的游客反饋情況及時進行調整，對不完善、存在投訴隱患的地方予以解決。